Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung – die Empfangspflicht ist bereits Realität, und der nächste große Stichtag rückt näher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen die ersten Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen. Für viele Selbstständige bedeutet das: Eine einfache PDF-Rechnung reicht bald nicht mehr aus. Die E-Rechnung wird in einem strukturierten und standardisierten Format bereitgestellt, was die Buchhaltung automatisiert und das Mehrwertsteuermeldesystem verbessert.
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Was bedeutet die E-Rechnung konkret?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten Datenformat vorliegen, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gängigsten Standards hierfür sind ZUGFeRD und XRechnung, die auf XML (Extensible Markup Language, einer Auszeichnungssprache für den Datenaustausch) basieren. Diese Formate gewährleisten, dass alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form vorliegen. XML ermöglicht es, Daten strukturiert zu speichern und für Computer leicht lesbar und interpretierbar zu machen.
Wichtige Stichtage und Übergangsfristen
- Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen (B2B).
- Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026: Übergangsphase für die Ausstellung von E-Rechnungen. In diesem Zeitraum können alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen versenden; PDF- und andere elektronische Formate sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen (auch mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro).
Die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung
- Prüfe deine Buchhaltungssoftware: Unterstützt sie ZUGFeRD und XRechnung?
- Passe deine internen Prozesse an: Wie werden E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert?
- Informiere dich und deine Mitarbeiter: Schulungen und Weiterbildungen sind hilfreich.
Lösungen für KMU und Solo-Selbständige
1. Software aktualisieren
Stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Viele Anbieter haben ihre Systeme bereits entsprechend angepasst. Beispiele:
- Lexware: Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD und bietet automatisierte Buchhaltungsprozesse. (Hier mehr Infos zu Lexware)
- sevDesk: Ideal für kleine Unternehmen und Selbstständige, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen.
- DATEV: Eine umfangreiche Lösung für Steuerberater und Unternehmen.
- Billomat: Cloud-basierte Software für einfache Integration.
- lexoffice: Erstellt und empfängt E-Rechnungen GoBD-konform – wie es sich in der Praxis schlägt, liest du in unserem lexoffice-Test.
2. Spezialisierte E-Rechnungstools
- eRechnung24: Fokus auf Erstellung, Versand und Verwaltung von E-Rechnungen.
- easybill: Unterstützt ZUGFeRD und XRechnung, ideal für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen.
- SAP Document Compliance: Für größere Unternehmen zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsprozesse.
3. Plattformen zur zentralen Abwicklung
- Peppol: Europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen.
- Basware: Plattform für E-Rechnungsverkehr und Integration in bestehende Systeme.
4. Open-Source-Lösungen
- Apache FOP: Zur Transformation von XML-Daten in PDF-Dokumente, einschließlich E-Rechnungsformate.
- Factur-X Implementierungen: Open-Source-Lösungen für den ZUGFeRD-Standard.
5. Schulungen nutzen
Informiere dich und deine Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen. Workshops, Webinare oder Fachliteratur können dabei helfen.
6. Prozesse anpassen
Überprüfe und optimiere deine internen Abläufe, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen effizient zu gestalten.
7. Rechtliche Vorgaben beachten
Beachte bei der Archivierung von E-Rechnungen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Diese schreiben unter anderem die unveränderte und revisionssichere Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen vor.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro.
- Tickets: Kein E-Rechnungsformat erforderlich.
- Endkunden (B2C): Die Vorschriften gelten nur für B2B-Transaktionen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bietet mehrere Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler.
- Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und schnellere Verarbeitung sparen Ressourcen.
- Schnellere Zahlungen: Durch zügigeren Rechnungsprozess können Zahlungen schneller erfolgen.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt KMU und Solo-Selbständige vor Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Geschäftsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Durch rechtzeitige Vorbereitung und Anpassung an die neuen Anforderungen können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
Mit einer klaren Strategie zur Softwareauswahl, Prozessoptimierung und Schulung lassen sich die neuen Vorgaben effektiv umsetzen. Nutze die Übergangsfristen, um dich frühzeitig auf die Anforderungen vorzubereiten. Weitere Informationen findest du in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Details zur praktischen Umsetzung regelt zudem das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQ)
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – ein E-Mail-Postfach und eine Möglichkeit, XML-Rechnungen zu lesen und GoBD-konform zu archivieren, sind also auch hier Pflicht.
Reicht eine PDF-Rechnung 2026 noch aus?
Nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – ihr fehlt der strukturierte XML-Datensatz. Spätestens ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle) musst du echte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Dein Geschäftspartner darf dir trotzdem eine E-Rechnung schicken – seit dem 1. Januar 2025 brauchst du dafür keine Zustimmung mehr zu geben. Kannst du sie nicht verarbeiten, riskierst du Probleme beim Vorsteuerabzug und Ärger in der Betriebsprüfung. Die gute Nachricht: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg bereits aus.
Welches Format soll ich als Selbstständiger nutzen?
Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) am praktischsten: Es kombiniert ein lesbares PDF mit dem eingebetteten XML-Datensatz. XRechnung (reines XML) ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Standard. Moderne Buchhaltungstools erzeugen beide Formate automatisch.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu deinem Einzelfall gibt dir dein Steuerberater. Stand: Juli 2026.
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