Ab 2025 gelten neue gesetzliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Für viele Selbständige bedeutet das: Eine einfache PDF-Rechnung reicht nicht mehr aus. Die E-Rechnung wird in einem strukturierten und standardisierten Format bereitgestellt, was die Buchhaltung automatisiert und das Mehrwertsteuermeldesystem verbessert.
Was bedeutet die E-Rechnung konkret?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten Datenformat vorliegen, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gängigsten Standards hierfür sind ZUGFeRD und XRechnung, die auf XML (Extensible Markup Language, einer Auszeichnungssprache für den Datenaustausch) basieren. Diese Formate gewährleisten, dass alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form vorliegen. XML ermöglicht es, Daten strukturiert zu speichern und für Computer leicht lesbar und interpretierbar zu machen.
Wichtige Stichtage und Übergangsfristen
- Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen (B2B).
- Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026: Übergangsphase für die Ausstellung von E-Rechnungen. In diesem Zeitraum können alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen (auch mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro).
Vorteile der E-Rechnung
- Zeitersparnis: Automatisierte Datenverarbeitung reduziert manuellen Aufwand.
- Fehlerreduktion: Standardisierte Formate minimieren Eingabefehler.
- Effizienz: Rechnungsstellung und Buchhaltung werden deutlich einfacher.
Die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung
- Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware: Unterstützt sie ZUGFeRD und XRechnung?
- Passen Sie Ihre internen Prozesse an: Wie werden E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert?
- Informieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter: Schulungen und Weiterbildungen sind hilfreich.
Lösungen für KMU und Solo-Selbständige
1. Software aktualisieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Viele Anbieter haben ihre Systeme bereits entsprechend angepasst. Beispiele:
- Lexware: Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD und bietet automatisierte Buchhaltungsprozesse. (Hier mehr Infos zu Lexware)
- sevDesk: Ideal für kleine Unternehmen und Selbstständige, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen.
- DATEV: Eine umfangreiche Lösung für Steuerberater und Unternehmen.
- Billomat: Cloud-basierte Software für einfache Integration.
- Debitoor: Benutzerfreundlich für Freelancer und KMU.
2. Spezialisierte E-Rechnungstools
- eRechnung24: Fokus auf Erstellung, Versand und Verwaltung von E-Rechnungen.
- easybill: Unterstützt ZUGFeRD und XRechnung, ideal für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen.
- SAP Document Compliance: Für größere Unternehmen zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsprozesse.
3. Plattformen zur zentralen Abwicklung
- Peppol: Europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen.
- Basware: Plattform für E-Rechnungsverkehr und Integration in bestehende Systeme.
4. Open-Source-Lösungen
- Apache FOP: Zur Transformation von XML-Daten in PDF-Dokumente, einschließlich E-Rechnungsformate.
- Factur-X Implementierungen: Open-Source-Lösungen für den ZUGFeRD-Standard.
5. Schulungen nutzen
Informieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen. Workshops, Webinare oder Fachliteratur können dabei helfen.
6. Prozesse anpassen
Überprüfen und optimieren Sie Ihre internen Abläufe, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen effizient zu gestalten.
7. Rechtliche Vorgaben beachten
Beachten Sie bei der Archivierung von E-Rechnungen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Diese schreiben unter anderem die unveränderte und revisionssichere Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen vor.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro.
- Tickets: Kein E-Rechnungsformat erforderlich.
- Endkunden (B2C): Die Vorschriften gelten nur für B2B-Transaktionen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bietet mehrere Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler.
- Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und schnellere Verarbeitung sparen Ressourcen.
- Schnellere Zahlungen: Durch zügigeren Rechnungsprozess können Zahlungen schneller erfolgen.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt KMU und Solo-Selbständige vor Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Geschäftsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Durch rechtzeitige Vorbereitung und Anpassung an die neuen Anforderungen können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
Mit einer klaren Strategie zur Softwareauswahl, Prozessoptimierung und Schulung lassen sich die neuen Vorgaben effektiv umsetzen. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um sich frühzeitig auf die Anforderungen vorzubereiten. Weitere Informationen finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
